Adatkezelési és adatvédelmi szabályzat

I. Bevezetés

A Miskolci Egyetem, UNI-HOSTEL Diákotthon (székhelye: 3515 Miskolc-Egyetemváros, Hrsz: 40591/4/A, adószám: 13385149-2-05, a továbbiakban: UNI-HOSTEL Diákotthon) mint adatkezelő valamennyi adatkezelése során az alábbi szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) szerint és annak megfelelően jár el. A Szabályzat mindenkor hatályos változata elérhető a www.uni-hostel.hu webcímen. Az UNI-HOSTEL Diákotthon fenntartja magának a jogot a jelen Szabályzat egyoldalú megváltoztatására. Az UNI-HOSTEL Diákotthon a jelen Szabályzattal és értelmezésével kapcsolatos kérdések esetén a direktor@uni-hotel.hu e-mail címre megküldött megkeresésekre elektronikus formában ad választ.

Az UNI-HOSTEL Diákotthon az adatok kezelésével összefüggésben, ezúton tájékoztatja az ügyfeleit, a vendégeit, valamint a honlapjának látogatóit, az általa kezelt személyes adatokról, a személyes adatok kezelése körében követett elveiről és gyakorlatáról, valamint az érintettek jogai gyakorlásának módjáról és lehetőségeiről:
Az UNI-HOSTEL Diákotthon elkötelezett a felhasználói és a partnerei személyes adatainak védelmében, kiemelten fontosnak tartja az ügyfelei információs önrendelkezési jogának a tiszteletben tartását. Kijelenti, hogy tiszteletben tartja partnerei, ügyfelei és a honlapja látogatóinak személyhez fűződő jogait. A rögzített személyes adatokat bizalmasan, az adatvédelmi jogszabályokkal és a nemzetközi ajánlásokkal összhangban, a jelen szabályzatnak megfelelően kezeli, és megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, amely az adatok biztonságát garantálja. Az esetleges változásokról kellő időben értesíti ügyfeleit, partnereit és a vendégeit.

Az UNI-HOSTEL Diákotthon Adatkezelési nyilvántartási száma: NAIH- 122076/2017.
Az ügyfélkapcsolatba kerülő partner elfogadja az alábbiakat, és hozzájárul az alábbiakban meghatározott adatkezeléshez.

A szabályzat célja:

E szabályzat célja, hogy meghatározza az UNI-HOSTEL Diákotthonnál vezetett nyilvántartások működésének törvényes rendjét, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését és megakadályozza a jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását, nyilvánosságra hozatalát.

A szabályzat hatálya:

1. Időbeli hatály – Jelen Szabályzat 2018. március 01-től további rendelkezésig, visszavonásig hatályos.
2. Személyi hatály – Jelen Szabályzat hatálya kiterjed az UNI-HOSTEL Diákotthonra, azon személyekre, akik adatait a jelen Szabályzat hatálya alá tartozó adatkezelések tartalmazzák, továbbá azon személyekre, akik jogait vagy jogos érdekeit az adatkezelés érinti.
3. Tárgyi hatály – Jelen Szabályzat hatálya kiterjed az UNI-HOSTEL Diákotthonban a külsős szereplőket érintő valamennyi személyes adatokat tartalmazó adatkezelésre.

A jelen Szabályzat jogi hátterét a következő jogszabályok alkotják:

1.) Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (a továbbiakban: Rendelet)
2.) Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Elker Tv.)
3.) A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény (a továbbiakban: Reklámtv.)
4.) 2008. évi XLVII. törvény – a fogyasztókkal szembeni tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat tilalmáról
5.) 2008. évi XLVIII. törvény – a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól

II. Tájékoztatás személyes adatok kezelésről

Az érintettet – egyértelműen, közérthetően és részletesen – a jelen szabályzatban foglaltak szerint tájékoztatja az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyekről, az adatkezelés időtartalmáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az érintett hozzájárulásával és az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatás kiterjed az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. A tájékoztatás tartalmát az UNI-HOSTEL munkatársai kötelezően elsajátítják.

III. Az adatkezelés jogalapja

Szállodai szolgáltatások esetén az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti a szállodai szolgáltatásra vonatkozóan létrejövő szerződés teljesítése. A Miskolci Egyetem által bérelt férőhelyek esetében a bérlő (vendég) személyi adatlapot, a szállodai szolgáltatások igénybevételekor a vendég bejelentőlapot tölt ki, illetve csoportos szobafoglalás esetén (vendégnévsor) személyes adatait a szerződő/szervező fél továbbítja az UNI-HOSTEL Diákotthon felé. Felhívjuk az UNI-HOSTEL Diákotthon részére adatközlők figyelmét, hogy amennyiben nem saját személyes adataikat adják meg, az adatközlő kötelezettsége az érintett tájékoztatása az adatkezelésről. Cselekvőképtelen és 16 éven aluli korlátozottan cselekvőképes kiskorú személy nyilatkozatához a törvényes képviselőjének hozzájárulása szükséges.

IV. A személyes adatok kezelésének ideje

Az UNI-HOSTEL Diákotthon a megadott adatokat a szerződés létrejötte, teljesítésének bizonyítása és az esetleges igényérvényesítés céljára az általános elévülési időn belül (5 év) kezeli és archíválja. Számviteli bizonylatok esetében azok adattartalmát a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján 8 évig őrzi meg az UNI-HOSTEL Diákotthon.

V. A személyes adatok kezelésének célja

Az UNI-HOSTEL Diákotthon a vendégek által átadott, az igénybe vett szolgáltatás teljesítéséhez szükséges adatokat, információkat az Info törvény vonatkozó rendelkezéseivel összhangban az alábbi célokból kezeli:
Az UNI-HOSTEL Diákotthon weboldalán, személyi adatlapon, vendég bejelentő adatlapon, valamint a vendégnévsoron megadott adatokat: szobafoglalás, kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás, illetőleg ezen szolgáltatásokhoz szükséges technikai háttér biztosítása, továbbá az idegenforgalmi adóval és az idegenrendészeti jogszabályokban meghatározott kötelezettségei teljesítése, illetve a teljesítés bizonyítása céljából kezeli.
A vendégek személyes adatainak kezelése kizárólag e célokhoz szükséges mértékben történik. Az UNI-HOSTEL Diákotthon az adatkezelés minden szakaszában vizsgálja, hogy az megfelel-e a célnak.

Az önkéntes hozzájárulás alapján kezelt adatok tekintetében az UNI-HOSTEL Diákotthon a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezéseinek hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az UNI-HOSTEL Diákotthon vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll, további hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

AZ UNI-HOSTEL DIÁKOTTHON EGYÉB ADATKEZELÉSEI fejezetben rögzített további adatkezelések esetében az UNI-HOSTEL Diákotthon személyes adatkezelést az ott meghatározott konkrét célok megvalósulása érdekében végez.

VI. A kezelt adatok köre

1. Szobafoglalás – Az online, személyes (papír alapú), vagy telefonos szobafoglalás esetén az UNI-HOSTEL Diákotthon az alábbi adatok rendelkezésre bocsátását kéri/kérheti a vendégektől: megszólítás, vezetéknév, keresztnév, cím (település, irányítószám, ország), e-mail cím, telefonszám, a fizetés módja (készpénz, bankkártya, Széchenyi Pihenőkártya).

A személyi adatlapon kötelezően megadandó adatok: fénykép, név, születési hely és idő, személyi igazolvány szám, anyja neve, lakhely, kar, tankör szám, Neptun kód, diákigazolvány szám, telefon, e-mail cím, aláírás (a Miskolci Egyetem által bérelt helyen elhelyezést nyert bérlők esetében).
A bejelentőlapon kötelezően megadandó adatok: családi név, keresztnév, születési hely és idő, állampolgárság (önkéntes hozzájárulás alapján, statisztikai célból), személyi igazolvány szám, diákigazolvány szám, lakcím, érkezés dátuma, elutazás dátuma, nyilatkozat az IFA mentességről, aláírás.
Tájékoztatjuk vendégeinket, hogy a harmadik országbeli állampolgárokról az alábbi adatok kezelése jogszabályi előírás: a természetes személyazonosító adatokon kívül, az úti okmány (útlevél) azonosító adat, szálláshely címe, szálláshely igénybevételének kezdő és záró időpontja, aláírás.
Ezen adatok megadása a szállodai szolgáltatás igénybevételének az elengedhetetlen feltétele.

2. A vendégnévsoron kötelezően megadandó adatok: név, nemzetiség, születési idő, lakcím, telefon, érkezés ideje, távozás ideje, aláírás.

3. Az UNI-HOSTEL Diákotthon az általa üzemeltetett honlap (www.uni-hostel.hu) látogatásakor sem a felhasználó IP címét, sem más adatot nem rögzít.

4. Az UNI-HOSTEL Diákotthon a felhasználó böngészése közben a számítógépen kizárólag a szolgáltatások fenntartása és fejlesztése illetve statisztikai célokra ún. sütit helyezhet el. Ezeket a felhasználó a saját számítógépén törölni tudja, vagy a böngészőjében eleve megtilthatja alkalmazásukat.

5. Az UNI-HOSTEL Diákotthon által üzemeltetett weboldal html kódja webanalitikai mérések céljából független, külső szerverről érkező és külső szerverre mutató hivatkozásokat tartalmazhat. A webanalitikai szolgáltató személyes adatokat nem, csak a böngészéssel kapcsolatos, az egyének beazonosítására alkalmatlan adatokat kezel.

6. AZ UNI-HOSTEL DIÁKOTTHON EGYÉB ADATKEZELÉSEI című fejezetben rögzített adatkezelései során az ott meghatározott adatköröket kezeli az UNI-HOSTEL Diákotthon.

VII. A személyes adatok tárolásának módja, az adatkezelés biztonsága

Az UNI-HOSTEL Diákotthon az adatkezelést székhelyén végzi. Az UNI-HOSTEL Diákotthon megfelelő intézkedésekkel védi a személyes adatokat különösen a jogosulatlan hozzáférés, a megváltoztatás, a továbbítás, a nyilvánosságra hozatal, a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és a sérülés ellen.
Az UNI-HOSTEL Diákotthon az adatkezelése során biztosítja, hogy a kezelt adatok pontosak, naprakészek legyenek, valamint azt, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Az UNI-HOSTEL Diákotthon alkalmazásában adatkezelést végző munkatársai kötelesek a megismert személyes adatokat üzleti titokként megőrizni. A személyes adatokat kezelő és azokhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek kötelesek Titokvédelmi nyilatkozatot tenni.

Az UNI-HOSTEL Diákotthon minden szükséges biztonsági lépést, szervezési és technikai intézkedést megtesz a személyes adatok legmagasabb szintű biztonsága, illetve azok jogosulatlan megváltoztatásának, megsemmisítésének és felhasználásának megakadályozása érdekében. Az alkalmazott informatikai rendszer az elvárt védelmi szintet nyújtja, védett a számítógéppel támogatott csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz és árvíz, továbbá a számítógépvírusok, a számítógépes betörések ellen. Az adatokról biztonsági mentések készülnek. Az informatikai rendszer alkalmas a kezelt adatokhoz történő hozzáférés korlátozására, így az adatok illetéktelen harmadik személyektől védettek. Az adatok minden módosítása az időpont és módosító személy megjelölésével rögzítésre kerül, a hibás adatok törlésre kerülnek.

Az UNI-HOSTEL Diákotthon a biztonságról mind szerverszintű, mind alkalmazásszintű védelmi eljárásokkal egyaránt gondoskodik. A biztonságot jelszavas védelem és tűzfal is biztosítja. Az UNI-HOSTEL Diákotthon ezért fenntartja a jogot, hogy amennyiben ügyfelei vagy partnerei részéről az általa működtetett rendszerben biztonsági kockázatot/rést érzékel, akkor azokról az ügyfeleit és partnereit tájékoztassa, és a kockázat megszűnéséig a szolgáltatásaihoz való hozzáférésüket korlátozza.
Az UNI-HOSTEL Diákotthon weboldala külső (nem az UNI-HOSTEL Diákotthon által kezelt) szerverre mutató hivatkozásokat is tartalmaz, ezen linkeken elérhető oldalak esetleg elhelyezhetik saját cookie vagy egyéb fájljaikat a számítógépen, adatokat gyűjthetnek, vagy személyes adatokat kérhetnek. Ezekért az UNI-HOSTEL Diákotthon minden felelősségét kizárja.

VIII. Az érintettek jogai és érvényesítése

Tiltakozáshoz való jog: Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben Munkáltató a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

A személyes adatokhoz való hozzáférés:

Az érintett jogosult arra, hogy az munkáltatótól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

az adatkezelés céljai;
az érintett személyes adatok kategóriái;
azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár

A jog gyakorlásának célja az adatkezelés jogszerűségének megállapítására és ellenőrzésére irányulhat. Többszöri tájékoztatás kérés esetén az UNI-HOSTEL Diákotthon méltányos költségtérítést számolhat fel a tájékoztatás teljesítéséért cserébe.

Helyesbítés és törléshez való jog:

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az UNI-HOSTEL Diákotthon indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Munkáltató ezt a videó rendszer működési sajátosságaira tekintettel tudja teljesíteni, adott esetben a kérelem teljesítését azonban megadhatja, ha az a felvett videó felvétel használhatatlanságát eredményezné.

Törléshez – elfeledtetéshez való jog:

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az UNI-HOSTEL Diákotthon indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
az érintett visszavonja hozzájárulását és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok (azaz jogos érdek, vagy más jogalap) az adatkezelésre,
a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

Ha az UNI-HOSTEL Diákotthon nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és törölni köteles azt, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével köteles megtenni az ésszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

A törlés nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:

a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az
adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törlés valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy
jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

A törlésénél továbbá figyelembe kell venni azt is, hogy ha egy adott személyes adatállomány egynél több érintettre vonatkozik, a személyes adatok megszerzéséhez való jog nem sértheti az egyéb érintettek e rendelet szerinti jogait. Azaz, ha a felvétel szabálysértés, vagy bűncselekmény elbírálása, vizsgálata során szükséges, akkor a törlés nem hajtható végre.

Adatkezelés korlátozásához való jog:

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az UNI-HOSTEL Diákotthon korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az UNI-HOSTEL Diákotthon ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
az UNI-HOSTEL Diákotthonnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen, de az adatkezelő jogos érdeke is megalapozhatja az adatkezelést, ezesetben amíg megállapításra nem kerül, hogy az UNI-HOSTEL Diákotthon jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben, az adatkezelést korlátozni kell

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. Az UNI-HOSTEL Diákotthon az érintettet, akinek a kérésére az adatkezelést korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.

Jogorvoslati lehetőségek:

Az Érintett jogosult panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.; www.naih.hu,  Telefon: +36 (1) 391-1400, Telefax: +36 (1) 391-1410, E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu) fordulni vagy a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény szerint hatáskörrel és illetékességgel rendelkező Bíróság előtt érvényesíteni személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogait.

Adatvédelmi incidensek kezelése:

Az UNI-HOSTEL Diákotthon minden szükséges intézkedést megtesz az adatvédelmi incidensek elkerülése érdekében. Amennyiben mégis adatvédelmi incidens következik be:

Az adatvédelemért felelős személy felveszi a kapcsolatot az adatvédelmi incidenssel érintett informatikai rendszer Rendszergazdájával. Az adatvédelemért felelős személynek a felderítés során az alábbi kategóriák valamelyikébe kell az adatvédelmi incidenst sorolni:

Alacsony szintű adatvédelmi incidens különösen: a személyes adatok elhanyagolható körének, megváltoztatása, szándékolt, vagy véletlen törlése vagy megsemmisítése.
Közepes szintű adatvédelmi incidens különösen: a személyes adatok csekély körének megváltoztatása, szándékolt, vagy véletlen törlése vagy megsemmisítése, vagy más jogellenes adatkezelési eset estén.
Magas szintű adatvédelmi incidens különösen:
a személyes adatok széles körének jogosulatlan megváltoztatása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, szándékolt, vagy véletlen törlése vagy megsemmisítése, vagy más jogellenes adatkezelési eset estén, illetve
az adatok körétől függetlenül minden olyan eset, amikor az incidensnek az érintettre hátrányos hatása valószínűsíthető, vagy a hátrányos következmény bekövetkezés mértéke biztos,
az adatok körétől függetlenül az adatok szándékolatlan nyilvánosságra hozatala, továbbítása.

Alacsony szintű adatvédelmi incidens esetén az adatvédelemért felelős személy:

az érintett rendszer rendszergazdájával meghatározza az adatvédelmi incidens kezelésének módját és felhívja az intézkedésre jogosult személyt az incidens kezelésére,
rögzíti az adatvédelmi incidenst az incidensek nyilvántartásába.

Közepes szintű adatvédelmi incidens esetén:

az adatvédelemért felelős személy haladéktalanul, de legkésőbb 12 órán belül munkacsoportot hív össze, amelyben részt vesz az adatvédelemért felelős személyen kívül a rendszergazda és az UNI-HOSTEL Diákotthoni jog jogosultja,
a munkacsoport meghatározza az adatvédelmi incidens kezelésének módját és felhívja az intézkedésre jogosult személyt az incidens kezelésére,
az adatvédelemért felelős személy rögzíti az adatvédelmi incidenst az incidensek nyilvántartásában.

Magas szintű adatvédelmi incidens esetén:

az adatvédelemért felelős személy haladéktalanul, de legkésőbb 12 órán belül munkacsoportot belül hív össze, amelyben részt vesz az adatvédelemért felelős személyen kívül a rendszergazda és az UNI-HOSTEL Diákotthoni jog jogosultja,
a munkacsoport meghatározza az adatvédelmi incidens kezelésének módját és felhívja az intézkedésre jogosult személyt az incidens kezelésére, továbbá amennyiben szükséges, meghatározza az érintettek és az egyéb érintettek értesítésének módját, az értesítés tartalmát, és gondoskodik az érintettek haladéktalan értesítéséről.
az adatvédelemért felelős személy rögzíti az adatvédelmi incidenst az incidensek nyilvántartásában.

Az UNI-HOSTEL Diákotthon az adatvédelemért felelős személy útján az adatvédelmi incidenssel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az adatvédelmi incidenssel érintett személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

Amennyiben az érintett ezt kéri, az adatvédelemért felelős személy tájékoztatást ad az érintett személyes adatára is kiterjedő adatvédelmi incidensekkel kapcsolatban.
Az adatvédelemért felelős személy értesíti a felügyeleti hatóságot 72 órán belül, amennyiben az adatvédelmi incidensről kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal az érintett vagy más érintettek jogaira és szabadságaira nézve. Az adatvédelemért felelős személy haladéktalanul értesíti az érintettek és az incidensben érintett más személyeket, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintett vagy más érintettek jogaira és szabadságaira nézve.

IX. Adattovábbítás, adatkezelések összekapcsolása

Az UNI-HOSTEL Diákotthonon belüli – az UNI-HOSTEL Diákotthonnal munkaviszonyban álló személyek adatai – a számítógépes hálózatban a különböző modulok között összekapcsolhatók. A számítógépes hálózaton a partnertörzsből kapcsolt adatként jöttek létre a számlázási modul adatai, amelyek a természetes személyek esetében szintén tartalmaznak személyes adatokat is.

Az UNI-HOSTEL Diákotthonon kívüli adattovábbítás és a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók csak össze, ha:

az érintett ehhez hozzájárult,
ezt a törvény megengedi,
és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek

A Büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény 71.§-a alapján a bíróság, az ügyész és a nyomozó hatóság tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, iratok rendelkezésre bocsátása végett megkeresheti az UNI-HOSTEL Diákotthont. Az UNI-HOSTEL Diákotthon a hatóságok részére – amennyiben a hatóság a pontos célt és az adatok körét megjelölte – személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljához elengedhetetlenül szükséges.

X. A hitelkártya információra vonatkozó speciális szabályok – PCI – DSS

Az Uni-Hostel Diákotthon egyéb adatkezelései:

A PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards) egy speciális biztonsági szabvány, amelyet a legnagyobb kártyakibocsátók (American Express, Discover, JCB, MasterCard és Visa) által alapított PCI Security Standards Council hozott létre és tart naprakészen.
A PCI DSS biztonsági követelmények minden egyes olyan szervezetre vonatkoznak, amelyek bankkártya adatokat dolgoznak fel, tárolnak vagy továbbítanak.
PCI DSS követelmények
A PCI DSS a következő fő biztonsági elveket fogalmazza meg és támasztja követelményként:

Biztonságos hálózatot kell kialakítani és fenntartani:

Tűzfalat kell telepíteni és működtetni, amely védi a kártyabirtokos adatait
Alapbeállítású rendszer-jelszavak és biztonsági paraméterek nem használhatók
Védeni kell a kártyabirtokos adatait.
Védeni kell a kártyabirtokos adatait tárolás során
Nyilvános hálózatokon való átvitel esetén a kártyabirtokos adatait titkosítani kell
Sérülékenység menedzsment programot kell működtetni
Rendszeresen frissülő vírusvédelmet kell használni
Biztonságos rendszereket és alkalmazásokat kell fejleszteni és üzemeltetni
Erős hozzáférés szabályozási rendszert kell kialakítani
A kártyabirtokos adataihoz való hozzáférést a lehetséges minimumra kell korlátozni
Korlátozni kell a kártyabirtokos adataihoz való fizikai hozzáférést
A hálózatot tesztelni és monitorozni kell
Naplózni kell minden hozzáférést a hálózati erőforrásokhoz és a kártyabirtokos adataihoz
Rendszeresen tesztelni kell a rendszereket és a folyamatokat
Informatikai biztonsági szabályrendszert kell működtetni
Létre kell hozni, és fenn kell tartani a szervezet információbiztonsági szabályrendszerét

Az UNI-HOSTEL Diákotthon mindent megtesz a fenti követelményekhez való közelítés érdekében.

XI. Elektronikus megfigyelőrendszer

A személyes adatok kezelője: a Miskolci Egyetem
Az adatkezelés célja: az emberi élet, a testi épség, valamint a vagyon védelme érdekében a jogsértések megelőzése, észlelése, az elkövető tettenérése, valamint a jogsértések bizonyítása.
Az adatkezelés jogalapja: a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése alapján az UNI-HOSTEL Diákotthon vendégeinek személy és vagyonvédelemmel kapcsolatos jogos érdeke.
A kezelt adatok köre: az UNI-HOSTEL Diákotthon területére belépő személyeknek a képfelvételeken látszódó arcképmása és egyéb személyes adatai.
Az adatkezelés időtartama: felhasználás hiányában három munkanap.
Az adatkezelési nyilvántartási száma: NAIH 122076/2017

A felvételek felhasználása:
A kamerák aktuális képének megtekintésére jogosult: a Miskolci Egyetem ügyvezető igazgatója, valamint az UNI-HOSTEL Diákotthon recepcióján élőerős őrszolgálatot ellátó, szolgálatot teljesítő Jánosik és Társa Kft. üzemeltető erre jogosult munkavállalói, valamint az, akinek jogát vagy jogos érdekét az adat érinti.
A kamerák felvételét adathordozóra rögzíttetni jogosult: a Miskolci Egyetem ügyvezető igazgatója.

A kamerás megfigyelő és rögzítő rendszer tárolt felvételeibe kizárólag az emberi élet, testi épség és vagyon sérelmére elkövetett jogsértések bizonyítása és az elkövető azonosítása érdekében tekinthetnek be az arra jogosultsággal rendelkező személyek. Azon érintettek, akiknek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel rögzítése érinti, kérhetik az elektronikus megfigyelőrendszerrel róluk készült felvételekről másolat készítését, valamint a felvételek törlését.
Adatkezelő a rögzített felvételekbe történő betekintéseket, az azt végző személy nevét, az adatok megismerésének okát és idejét jegyzőkönyvben rögzíti.

Adattovábbítás: szabálysértési- vagy büntetőeljárás esetén az azokat lefolytató hatóságok, bíróságok felé.
Az átadott adatok köre: a kamerarendszer által készített, releváns információt tartalmazó felvételek, valamint a tárgyat esetlegesen átvevő tulajdonos vagy megbízott neve.
Az adattovábbítások jogalapja: a Be. 71.§ (1) bekezdése, 151.§ (2) bekezdésének a) pontja és a 171.§ (2) bekezdése, valamint az új Sztv. 75.§ (1) bekezdésének a) pontja és a 78.§ (3) bekezdése.
Jogos érdek igazolása:
A szállodai szolgáltatás kifejezetten olyan tevékenység, ahol az elszállásolt személyek vagyon és személybiztonságát az UNI-HOSTEL Diákotthonnak védenie kell, nem engedheti meg, hogy:

illetéktelen személyek a diákotthon területén belül tartózkodjanak,
ha illetéktelen személy jut be a diákotthon területére, akkor arról az UNI-HOSTEL Diákotthonnak információval kell rendelkeznie,
amennyiben szabálysértést, vagy bűncselekményt követnek el a diákotthon területén, arról az UNI-HOSTEL Diákotthon az elszállásolt diákok védelme érdekében információval kell rendelkeznie.

Mindezekre tekintettel döntött úgy az UNI-HOSTEL Diákotthon, hogy:

– a vagyon és személyvédelmet megerősíti kamerarendszer működtetésével,
– az esetleges szabálysértések és bűncselekmények ellenei hatékony fellépést segíti a kamerarendszer működtetésével.

Az érdekek arányosítása:
Az UNI-HOSTEL Diákotthon megállapította, hogy a vagyon és személyvédelem ütközik azzal az érintett érdekkel, hogy a kamerarendszerben az érintettek személyes adatai is megjelennek. Az UNI-HOSTEL Diákotthon azonban megállapította, hogy az előző pontban bemutatott érdekek arányban állnak az elérni kívánt céllal, és nem korlátozzák az érintettek személyiségi jogait olyan mértékben, amely már aránytalan lenne az adatkezelés céljával.

XII. Minőségi kifogásokhoz kapcsolódó adatkezelés

Az adatkezelés célja: az UNI-HOSTEL Diákotthon által nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatosan felmerülő minőségi kifogások kezelése.
Az adatkezelés jogalapja: a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés b) pont szerint a szerződés teljesítésével kapcsolatos adatkezelés.
A kezelt adatok köre: sorszám, a vendég neve, címe, a panasszal érintett szolgáltatás és a panasz leírása, a panasztevő által érvényesíteni kívánt igény, a kifogás rendezésének módja.
Az adatkezelés időtartama:

a vásárlók könyvébe tett bejegyzések másodpéldány tekintetében 2 év
az írásbeli panaszokra adott válaszok másolati példányai tekintetében pedig 3 év

XIII. Az UNI-HOSTEL Diákotthonnál alkalmazott elektronikus kártyarendszer

Az adatkezelés jogalapja: A Rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján az UNI-HOSTEL Diákotthon vendégeinek személy és vagyonvédelemmel kapcsolatos jogos érdeke.
Az adatkezelés célja: A kártyarendszer elsődleges biztonsági-vagyonvédelmi célja a területre belépők azonosítása, a belépési jogosultság és a helyszínen való tartózkodás ellenőrzése, az illetéktelen belépés megakadályozása.
A kezelt adatok köre: kártyaszám, érvényesség. érkezés időpontja, állandó belépési engedéllyel engedély esetében fénykép (azonosítás céljából), aláírása valamint a vendég távozásának időpontja.

Az adatkezelés időtartama: Az UNI-HOSTEL Diákotthon az állandó belépési engedéllyel rendelkezők adatainak biztonságos tárolásáról a rögzítéstől számított legfeljebb 1 évig gondoskodik. A kezelt adatok ezt követően automatikusan megsemmisítésre, törlésre kerülnek.
A kártyarendszerben rögzített adatokhoz kizárólag az UNI-HOSTEL Diákotthonnal szerződéses jogviszonyban álló és üzemeltetési feladatokat ellátó Jánosik és Társai Kft. munkaköri feladatában érintett munkatársai férnek hozzá.

Az UNI-HOSTEL Diákotthon által alkalmazott adatbiztonsági intézkedések a beléptető rendszer üzemeltetése során: A rögzített adatokat kezelő adatbázisokat jelszóval, valamint az azokhoz való hozzáférést megfelelő jogosultsági szintek kialakításával védi az illetéktelen hozzáféréstől, a megváltoztatás, a nyilvánosságra hozatal, a törlés vagy a megsemmisülés ellen. Az UNI-HOSTEL Diákotthon a megtett védelmi intézkedéseket a hatékonyság és a biztonság érdekében folyamatosan ellenőrzi.

Alkalmazott szabályok:
Az UNI-HOSTEL Diákotthon, valamint a Jánosik és Társa Kft. a személyes adatok kezelését, tárolását, rögzítését és továbbítását a személy és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény (továbbiakban Szvtv.) 25. § (1)-(2) bekezdés 26. § (1) a)-c) és e)-f), valamint a 32. § (1) bekezdésének alkalmazásával végzi.

Jogos érdek igazolása:
A szállodai szolgáltatás kifejezetten olyan tevékenység, ahol az elszállásolt személyek vagyon és személybiztonságát az UNI-HOSTEL Diákotthonnak védenie kell, nem engedheti meg, hogy:

illetéktelen személyek a diákotthon területén belül tartózkodjanak,
ha illetéktelen személy jut be a diákotthon területére, akkor arról az UNI-HOSTEL Diákotthonnak információval kell rendelkeznie,
amennyiben szabálysértést, vagy bűncselekményt követnek el a diákotthon területén, arról az UNI-HOSTEL Diákotthon az elszállásolt diákok védelme érdekében információval kell rendelkeznie.

Mindezekre tekintettel döntött úgy az UNI-HOSTEL Diákotthon, hogy:

a vagyon és személyvédelmet megerősíti beléptető rendszer működtetésével,
az esetleges szabálysértések és bűncselekmények ellenei hatékony fellépést segíti a beléptető rendszer működtetésével.

Az érdekek arányosítása:
Az UNI-HOSTEL Diákotthon megállapította, hogy a vagyon és személyvédelem ütközik azzal az érintetti érdekkel, hogy beléptető rendszer alkalmazása érdekében az érintettek személyes adatait is kezelni szükséges.
Az UNI-HOSTEL Diákotthon azonban megállapította, hogy az előző pontban bemutatott érdekek arányban állnak az elérni kívánt céllal, és nem korlátozzák az érintettek személyiségi jogait olyan mértékben, amely már aránytalan lenne az adatkezelés céljával.

XIV. Egyéb rendelkezések

A jelen Szabályzat valamely pontjának érvénytelensége a Szabályzat érvénytelen pontja nélkül is értelmezhető részeinek érvényét nem érinti. Az UNI-HOSTEL Diákotthon a vendégek (bérlők) által átadott adatok helyességéért felelősséget nem vállal.